Telle qu’adoptée le 14 novembre 2013, dernière modification le 24 janvier 2022.
1. [Définition] : Dans ces règlements généraux, à moins que le contexte ne s’y oppose, les termes suivants signifient :
1.1. Année : Une année universitaire, débutant avec le trimestre d’automne et se terminant avec le trimestre d’été.
1.2. Assemblée générale, assemblée ou AG : L’assemblée générale de l’Association des étudiantes et étudiants de l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information.
1.3. Association ou AEEEBSI : Association des étudiantes et étudiants de l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information.
1.4. Charte ou règlements généraux : La présente charte de l’AEEEBSI.
1.5. Comité exécutif ou CE : Le Comité exécutif de l’association.
1.6. Cotisation : Montant d’argent perçu aurpès des membres de l’association.
1.7. Département ou EBSI : L’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information de l’Université de Montréal.
1.8. Exécutante, exécutant : Membre du comité exécutif de l’association.
1.9. Faculté ou FAS : La Faculté des arts et des sciences de l’Université de Montréal.
1.10. Membre : Un membre, une membre de l’AEEEBSI.
1.11. Session ou trimestre : Un trimestre universitaire.
1.12. Université ou UdeM : L’Université de Montréal.
2. [Genre] : Les mots ayant une différente sonorité doivent être féminisés au long et ceux dont la sonorité ne change pas doivent être féminisés à l’aide du trait d’union (-).
Les mots dont le masculin et le féminin grammaticaux se terminent par -e doivent être rendus épicènes à l’écrit à l’aide du trait d’union (par exemple, les étudiant-e-s). Lorsque la fin du mot est autre, on utilise le masculin et le féminin grammatical au long (par exemple, coordonnateur ou coordonnatrice) ou on reformule en évitant de genrer (par exemple, la population étudiante). À l’oral, lorsqu’un doublet se prononce de façons différentes (par exemple, étudiants et étudiantes), on dit les deux mots au complet.
3. [Référence] : Les intitulés qui sont utilisés pour désigner les titres et les sections de cette charte ne le sont qu’à titre de référence et n’ont aucune valeur interprétative.
4. [Préséance] : Les règlements généraux ont préséance sur tout autre règlement provenant du code de procédures utilisé.
5. [Abrogation] : Lors de leur entrée en vigueur, les présents règlements abrogeront tous les règlements antérieurs.
6. [Entrée en vigueur] : Les présents règlements entrent en vigueur le 14 novembre 2013, date à laquelle ils ont été votés en assemblée générale.
7. [Code de procédures] : Les assemblées et réunions de toutes instances de la corporation sont réglées selon les dispositions du Guide de procédure des assemblées délibérantes, 4e édition révisée, ou « Code Lespérance ». Le code de procédures a une valeur supplétive aux présents règlements généraux.
8. [Nom] : La présente corporation est connue et désignée sous le nom de « Association des étudiantes et étudiants de l’École de bibliothécoomie et des sciences de l’information ». Elle porte aussi le nom de « A.E.E.E.B.S.I. ».
9. [Incorporation] : L’Association des étudiantes et étudiants de l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information est incorporée comme organisme sans but lucratif selon la troisième partie de la Loi sur les compagnies (Québec) en date du 18 novembre 2005, sous numéro de matricule 1163347991.
10. [Acronyme] : L’acronyme de l’association est A.E.E.E.B.S.I. (ou AEEEBSI).
11. [Siège social] : Le siège social de l’association est établi dans la ville de Montréal, au 3150, rue Jean-Brillant, local C-2056.
12. [Adresse postale] : L’adresse postale de l’association est
Université de Montréal
Pavillon Lionel-Groulx
3150 Jean-Brillant, local C-2004
Montréal, QC
H3T 1N8
Canada
13. [Autorisation] : Toute utilisation du nom ou du logo de l’association doit avoir été préalablement autorisée par son comité exécutif.
14. [Valeurs] : Les valeurs de l’association sont :
14. 1 [Liberté, égalité, inclusion] : Toutes les personnes naissent libres et égales. Elles ne sauraient être discriminées sur la base de leur âge, leur sexe, leur identité de genre, leur orientation sexuelle, leur statut social, leur origine ethnique, leur appartenance religieuse, leurs opinions politiques, ou tout autre facteur discriminant. L’AEEEBSI est par conséquent une organisation inclusive, où le statut de membre et les droits en découlant ne sont soumis à aucun facteur discriminant.
14.2 [Démocratie directe] : La liberté et l’égalité entre les personnes ont pour corollaire la nécessité d’un modèle inclusif d’organisation sociale. La démocratie directe est le modèle reflétant le mieux ces valeurs fondamentales dans la communauté étudiante. La démocratie directe est au coeur du fonctionnement de l’AEEEBSI. Sa promotion est essentielle, autant à l’interne que dans les instances dont l’association est membre.
14.3 [Accès et partage de l’information] : L’exercice éclairé de la démocratie suppose l’accès à l’information et son partage. Toute personne, sans distinction aucune, doit donc pouvoir accéder toutes les formes d’expression du savoir et pouvoir exprimer ses pensées en public. L’AEEEBSI fait preuve de transparence et s’oppose à toute forme de censure. Elle fait également la promotion de ces principes dans les instances dont elle est membre.
14.4 [Accès à l’éducation] : L’éducation est la clé de voûte d’une société démocratique. La participation active et créative au processus démocratique dépend aussi bien d’une éducation satisfaisante que d’un accès libre et illimité à la connaissance, la pensée, la culture et l’information. L’accès à l’éducation est le fondement de la communauté universitaire, de la démocratie étudiante et des professions de l’information. Sans cette valeur, l’AEEEBSI ne saurait exister.
- Certificat en archivistique
- Certificat en gestion de l’information numérique
- D.E.S.S. en édition numérique
- Maîtrise en science de l’information (profil professionnel ou recherche)
- Doctorat en sciences de l’information
20. [Composition] : L’assemblée générale est composée de tous et toutes les membres de l’association.
21. [Souveraineté] : L’assemblée générale (AG) est l’instance la plus importante de l’association. Dans les limites des lois et règlements qui la gouvernent, elle peut s’exprimer sur tout sujet ou enjeu qu’elle juge pertinent. L’AG représente l’instance où tous et toutes les membres peuvent librement s’exprimer et orienter sous forme de résolutions les actions et les activités de l’association.
22. [Pouvoirs et devoirs] : L’assemblée générale est souveraine sur tous les sujets qui reposent sous sa juridiction. Les pouvoirs de l’assemblée sont notamment les suivants :
22.1 De prendre connaissance et d’adopter le procès-verbal de toutes assemblées générales précédentes.
22.2 De voter, modifier ou abroger des résolutions et des règlements relatifs au bon fonctionnement de l’association.
22.3 De prendre position sur tout sujet qui semble pertinent aux membres et d’ajouter ces positions dans le cahier de positions de l’association.
22.4 De donner des mandats aux différents comités (incluant le comité exécutif).
22.5 De créer des comités selon les besoins de l’association et d’en déterminer les mandats et le fonctionnement.
22.6 D’élire un-e membre à un poste ouvert à un comité (incluant le comité exécutif).
22.7 De destituer un-e exécutant-e, ou un-e membre d’un comité.
23. [Assemblée générale ordinaire] : Une assemblée générale ordinaire doit se tenir au moins deux (2) fois par année.
23.1 Dans les trente (30) premiers jours de la session d’automne de chaque année, afin de combler les postes des différents comités de l’association (excepté les membres réguliers et régulières du comité exécutif), ainsi que pour présenter le budget et les états financiers de l’année précédente.
23.2 Dans les trente (30) premiers jours de la session d’hiver de chaque année, afin d’élire les membres du comité exécutif (excepté les membres de soutien).
23.3 Un avis de convocation à une assemblée générale ordinaire doit être envoyé aux membres au moins cinq (5) jours ouvrables avant la tenue de l’assemblée. Cet avis doit comprendre la date, l’heure et le lieu de l’assemblée, ainsi que l’ordre du jour prévu. L’avis de convocation doit être diffusé le plus largement possible à l’aide des moyens de communication dont l’association dispose.
24. [Assemblée générale extraordinaire] : Une assemblée générale extraordinaire se veut une mesure exceptionnelle visant à répondre à une ou plusieurs situations spécifiques ou à une problématique qui est jugée urgente.
24.1 Un avis de convocation à une assemblée générale extraordinaire doit être envoyé aux membres au moins quarante-huit (48) heures avant la tenue de l’assemblée. Cet avis doit comprendre la date, l’heure et le lieu de l’assemblée, ainsi que l’ordre du jour prévu. L’avis de convocation doit être diffusé le plus largement possible à l’aide des moyens de communication dont l’association dispose.
24.2 L’ordre du jour d’une assemblée générale extraordinaire ne peut différer de celui qui a été annoncé lors de sa convocation.
24.3 Une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée par une résolution du comité exécutif.
24.4 Le comité exécutif est tenu de convoquer une assemblée générale extraordinaire à la réception d’une demande écrite (version papier) signée par au moins dix (10) membres et incluant de façon précise l’objet de l’AG extraordinaire. La liste doit inclure le nom, le code permanent et la signature des personnes.
25. [Quorum] : Le quorum représente le nombre minimal de membres qui doivent être présent-e-s pour pouvoir tenir une AG ou pour que cette dernière soit valide. Le quorum de l’AG, ordinaire ou extraordinaire, est de 5% de ses membres et l’assemblée dispose de trente (30) minutes pour l’atteindre.
26. [Présences] : Les présences doivent être prises avant l’ouverture de la séance de l’assemblée générale. Les personnes qui ne sont pas membres de l’association doivent s’identifier à ce moment.
27. [Observateurs, observatrices] : Les personnes qui ne sont pas membres de l’association ont le droit d’assister aux assemblées générales. Elles peuvent également s’exprimer si elles en formulent la demande. Cette demande doit être proposée par un-e membre et nécessite un appui avant d’être soumise à l’assemblée et d’être traitée comme une proposition ordinaire.
28. [Droit de parole] : Le droit de parole est accordé par le ou la président-e de l’assemblée ou par toute personne à qui a été attribué ce rôle.
28.1 [Tour de parole] : Les droits de parole sont accordés en priorité aux personnes qui n’ont pas encore parlé lors de la considération d’une proposition ou lors d’une plénière.
29. [Explication d’une proposition] : Une proposition et ses considérants ne peuvent être expliqués que lorsqu’ils ont été appuyés. L’explication ne nécessite pas un nouveau droit de parole.
29.1 Seule la partie active de la proposition a une valeur performative, c’est-à-dire que les considérants viennent expliquer la proposition, sans pour autant devoir faire l’objet d’un vote.
30. [Droit de réplique] : Un proposeur, une proposeuse n’a pas de droit de réplique final avant l’appel du vote : il ou elle doit demander un droit de parole comme tout autre membre.
31. [Droit de vote] : Tous ou toutes les membres, de l’association ont le droit de vote lors des assemblées générales : chaque membre possède un (1) vote.
32. [Vote] : Le vote se prend à main levée et à la majorité simple, à moins que l’assemblée n’ait adopté un mode différent.
32.1 L’adoption d’une proposition de vote secret exige l’appui du tiers des votant-e-s.
32.2 Les membres du présidium n’ont pas le droit de vote.
32.3 En cas d’égalité des voix, la procédure de vote est interrompue et l’assemblée reprend le débat en vue de disposer de la proposition. Les différentes façons de disposer d’une proposition sont décrites dans le code de procédures.
33. [Avis de motion] : Un avis de motion sert à avertir l’assemblée générale qu’elle devra se pencher sur une proposition. Un avis de motion ne peut être traité lors de son dépôt, mais bien lors de la prochaine assemblée générale ou lors d’une assemblée générale subséquente (advenant le cas où la prochaine assemblée n’aurait pu traiter de l’avis de motion et ainsi de suite). Dès lors, le comité exécutif est tenu de publiciser l’avis de motion auprès des membres de l’association. Un avis de motion doit avoir la forme d’une proposition.
33.1 Un-e membre peut déposer un avis de motion à n’importe quel moment pendant une assemblée générale, à condition d’avoir obtenu le droit de parole. Il ne nécessite pas d’appui et est adopté sans vote. Le dépôt d’un avis de motion allant à l’encontre d’une proposition adoptée au cours de la même séance de l’assemblée générale est considéré comme une reconsidération d’une question et relève donc d’une autre règle.
33.2 Il revient au ou à la responsable de l’ordre du jour de s’assurer qu’un point se rapportant à l’avis de motion à traiter soit ajouté à l’ordre du jour de l’assemblée générale dans laquelle il sera traité. Ce point à l’ordre du jour n’implique pas nécessairement le traitement de l’avis de motion. Pour que celui-ci soit traité, un-e membre présent-e, doit en proposer le contenu. Cette proposition nécessite un appui avant qu’elle ne soit soumise à l’assemblée et est ensuite traitée comme une proposition ordinaire.
33.3 Si un avis de motion n’a pas été traité à l’assemblée générale suivant son dépôt, le point à l’ordre du jour permettant de la traiter n’est pas reconduit de facto à celui d’une assemblée ultérieure. Si un-e membre souhaite que l’avis de motion soit traité lors d’une assemblée générale subséquente, il ou elle doit en faire la demande au ou à la responsable de l’ordre du jour afin que celui- ou celle-ci s’assure qu’un point se rapportant à l’avis de motion à traiter soit ajouté à l’ordre du jour de l’assemblée générale concernée.
34. [Comités ad hoc] : Un comité ad hoc est un comité ayant une durée de vie limitée, sans gage de pérennité.
34.1. Un comité ad hoc peut être créé par la voie d’une proposition ordinaire.
34.2. Une proposition de création de comité ad hoc doit inclure le mandat dudit comité, le nombre de membres qu’il comporte, l’instance ou l’exécutant-e à laquelle il sera redevable, ainsi que le budget qui lui sera accordé.
34.3. Un comité ad hoc peut être transformé en comité permanent et ajouté à la charte selon les procédures de création de comité permanent.
34.4. Les membres d’un comité ad hoc doivent avoir été mis en nomination et en avoir accepté la charge. Une personne absente doit faire part de sa candidature par écrit.
34.5. Si aucune candidature n’est reçue, le proposeur, la proposeuse doit poser sa candidature sans quoi la proposition est jugée irrecevable.
35. [Comités permanents] : Un comité permanent est un comité dont la fonction et le mandat se reportent d’une année à l’autre.
35.1. La création d’un comité permanent et son ajout à la charte de l’association doivent obligatoirement faire l’objet d’un avis de motion.
35.2. Une proposition de création de comité permanent doit inclure le mandat dudit comité, le nombre de membres qu’il comporte, l’instance ou l’exécutant-e à laquelle il sera redevable, ainsi que le budget qui lui sera accordé.
35.3. Un comité permanent doit être ajouté à la charte de l’association.
36. [Redevabilité] : Les comités étudiants sont redevables en tout et pour tout à l’assemblée générale. Ils doivent remplir leurs mandats en respectant les valeurs, la mission et les positions de l’association.
37. [Rapport d’activité] : Tous les comités doivent produire un rapport écrit de leurs activités à la fin de chaque session ou à la fin de leur mandat. Ce rapport sera remis au comité exécutif.
38. Comité des affaires socioculturelles (CASC).
38.1. Le CASC a pour mandat de planifier et d’organiser des activités à caractère social (activités culturelles, sportives, amicales, etc.) pour les membres de l’AEEEBSI. Tout-e membre peut suggérer des activités au CASC.
38.2. Ce comité comprend un nombre illimité de membres.
38.3. Le CASC est redevable en tout et pour tout à l’assemblée générale. Il est également redevable au coordonateur, à la coordonnatrice aux affaires socioculturelles.
38.4. Le budget servant à financer le CASC provient d’une partie des cotisations et doit être adopté par l’assemblée générale.
39. Comité du journal étudiant « La Référence ».
39.1. Le comité « La Référence » veille à la collecte de l’information nécessaire à la parution imprimée et à la diffusion du bulletin. « La Référence » sert à transmettre les nouvelles concernant la vie étudiante de l’EBSI, les professeur-e-s, l’administration ainsi que, à l’occasion, les nouvelles concernant les professions liées à la bibliothéconomie et aux sciences de l’information. Il donne également la possibilité à tous et toutes les membres d’émettre des opinions, des critiques, des réflexions sur un aspect de la vie étudiante. Il fournit également l’information sur les divers comités. Idéalement, « La Référence » devrait paraître au moins une fois par session afin de rester d’actualité.
39.2. Le comité de « La Référence » est responsable de tous les détails reliés à la création du bulletin, tels que la date de tombée, la mise en page, le graphisme, les articles publiés, etc. S’il y a litige, ce sont les membres du comité du bulletin, élu-e-s par l’AG, qui trancheront en dernier recours.
39.3. Ce comité comprend un nombre illimité de membres.
29.4. Le comité de « La Référence » est redevable en tout et pour tout à l’assemblée générale. Il est également redevable au coordonateur, à la coordonatrice aux communications.
39.5. Le budget servant à financer le comité provient d’une partie des cotisations et doit être adopté par l’assemblée générale.
40. Comité du café étudiant (COCAF).
40.1. Le COCAF est responsable du café étudiant, de son accessibilité et de s’assurer qu’il reste en tout temps un endroit agréable et propre.
40.2. Ce comité comprend un nombre illimité de membres.
40.3. Le COCAF est redevable en tout et pour tout à l’assemblée générale. Il est également redevable au coordonnateur, à la coordonnatrice aux affaires socioculturelles.
40.4. Le budget servant à financer le comité provient d’une partie des cotisations et doit être adopté par l’assemblée générale.
41. Comité d’accueil et d’intégration (CODAC).
41.1. Le CODAC a pour mandat l’accueil et l’intégration à la vie montréalaise et canadienne des étudiant-e-s inscrit-e-s en première année à l’EBSI, qu’ils ou elles soient au premier cycle ou aux cycles supérieurs. Il se veut une ressource, ainsi qu’un agent facilitateur de la vie quotidienne et scolaire des étudiant-e-s. Il offre un service de jumelage entre étudiant-e-s afin de faciliter l’intégration à la vie universitaire.
41.2. Ce comité comprend un nombre illimité de membres.
41.3. Le CODAC est redevable en tout et pour tout à l’assemblée générale. Il est également redevable au coordonnateur, à la coordonnatrice aux affaires socioculturelles.
41.4. Toute activité exigeant des déboursés à partir du fonds étudiant devra être autorisée par l’assemblée générale.
42. Comité des finissants (COFI).
42.1. Le COFI a pour mandat d’organiser un évènement (bal, soirée thématique, activité de groupe, etc.) afin de célébrer l’obtention du diplôme par les membres qui ont terminé leur cheminement à l’EBSI pendant l’année.
42.2. Ce comité comprend un nombre illimité de membres.
42.3. Le COFI est redevable en tout et pour tout à l’assemblée générale. Il est également redevable au coordonnateur, à la coordonnatrice aux affaires socioculturelles.
42.4. Le budget servant à financer le comité provient d’une partie des cotisations et doit être adopté par l’assemblée générale.
43. Comité des communications.
43.1. Le Comité des communications a pour mandat de participer aux activités de veille, de développement, de création et de diffusion de contenu pour le blogue de l’association et sur les médias sociaux au nom de l’association, et de supporter le coordonnateur ou la coordonnatrice aux communications dans l’application des stratégies, des plans de communication, ainsi que des outils de communication de l’association. Tout-e membre peut faire des suggestions au Comité des communications.
43.2. Ce comité comprend un nombre illimité de membres (coordonnateur ou coordonnatrice aux communications, modérateur ou modératrice pour la liste EBSI-L, représentant-e du journal « La Référence », etc.).
43.3. Le Comité des communications est redevable en tout et pour tout à l’assemblée générale. Il est également redevable au coordonnateur, à la coordonnatrice aux communications.
43.4. Le budget servant à financer le Comité des communications provient d’une partie des cotisations et doit être adopté par l’assemblée générale.
44. Comité du secrétariat
44.1. Le Comité du secrétariat a pour mandat d’assister le ou la secrétaire général-e dans l’exercice de ses activités et dans la gestion documentaire de l’association pour les membres de l’AEEEBSI. Tout-e membre peut faire des suggestions au Comité du secrétariat.
44.2. Ce comité comprend un nombre illimité de membres, qui peuvent prendre en charge des tâches particulières (responsable des archives, responsable du secrétariat en AG, etc.).
44.3. Le Comité du secrétariat est redevable en tout et pour tout à l’assemblée générale. Il est également redevable au ou à la secrétaire général-e.
44.4. Le budget servant à financer le Comité du secrétariat provient d’une partie des cotisations et doit être adopté par l’assemblée générale.
45. Comité aux affaires externes.
45.1. Les membres du Comité aux affaires externes ont pour mandat de représenter l’association dans les instances décisionnelles nationales, régionales et locales dont l’association est membre au moyen de mandats cotés en assemblée générale. Ils et elles doivent connaître le cahier de positions de l’association et être apte à défendre les valeurs et principes y étant énoncés et veiller à son développement. Ils et elles doivent rapporter au coordonnateur ou à la coordonnatrice externe les informations obtenues et les décisions prises dans les différentes instances et s’assurer que cette information soit relayée aux membres. Le Comité aux affaires externes doit informer les membres de l’AEEEBSI sur les différents enjeux de société, plus particulièrement ceux abordés dans les instances décisionnelles dont l’association est membre. Tout-e membre peut faire des suggestions au Comité aux affaires externes.
45.2. Ce comité comprend les représentant-e-s de la FMD, de la CBPQ, de l’AAQ, du Salon de l’emploi, du SÉSUM et du Comité de la FAÉCUM (CAA, CASP, CC, CES, Congrès, etc.) ainsi qu’un nombre illimité de membres intéressé-e-s par ces enjeux.
45.3. Le Comité aux affaires externes est redevable en tout et pour tout à l’assemblée générale. Il est également redevable au coordonnateur, à la coordonnatrice aux affaires externes.
45.4. Le budget servant à financer le Comité aux affaires externes provient d’une partie des cotisations et doit être adopté par l’assemblée générale.
46. Comité du Salon de l’emploi SIS-EBSI.
46.1. Le Comité du Salon de l’emploi SIS-EBSI a pour mandat d’organiser en collaboration avec les étudiant-e-s de McGill le Salon de l’emploi (qui se déroule une fois par année à la fin de la session d’hiver) pour les étudiant-e-s de l’EBSI et du SIS. Tout-e membre peut faire des suggestions au Comité du Salon de l’emploi SIS-EBSI. Les principales tâches du comité sont : communication, graphisme, médias sociaux, site Internet (saloninfofair.wordpress.com), commandites et organisation des ateliers.
46.2. Ce comité comprend le ou la délégué-e au Salon de l’emploi SIS-EBSI et un nombre illimité de membres.
46.3. Le Comité du Salon de l’emploi SIS-EBSI est redevable en tout et pour tout à l’assemblée générale. Il est également redevable au coordonnateur, à la coordonnatrice aux affaires externes.
46.4. Le budget servant à financer le Comité du Salon de l’emploi SIS-EBSI provient d’une partie des cotisations et doit être adopté par l’assemblée générale.
47. Comité pour la liberté intellectuelle (COLIBRI).
47.1. Le Comité pour la liberté intellectuelle de l’AEEEBSI est formé d’étudiantes et d’étudiants qui ont à coeur de faire connaître les enjeux sur la liberté intellectuelle dans le monde, au Québec et dans les bibliothèques. Le COLIBRI sera particulièrement actif durant la Semaine de la liberté d’expression (Freedom to Read Week) qui se tient fin février. Tout-e membre peut faire des suggestions au Comité pour la liberté intellectuelle.
47.2. Ce comité comprend un nombre illimité de membres (coordonnateur ou coordonnatrice aux communications, représentant-e du journal « La Référence », etc.).
47.3. Le Comité pour la liberté intellectuelle est redevable en tout et pour tout à l’assemblée générale. Il est également redevable au coordonnateur, à la coordonnatrice aux communications.
47.4. Le budget servant à financer le Comité pour la liberté intellectuelle provient d’une partie des cotisations et doit être adopté par l’assemblée générale.
48. [Redevabilité] : Le comité exécutif est redevable en tout et pour tout à l’assemblée générale. Il doit remplir ses mandats en respectant les valeurs, la mission et les positions de l’association.
49. [Composition] : Le comité exécutif comprend sept (7) membres réguliers, régulières : un coordonnateur ou une coordonnatrice général-e, un-e secrétaire général-e, un trésorier ou une trésorière, un coordonnateur ou une coordonnatrice aux affaires départementales des cycles supérieurs, un coordonnateur ou une coordonnatrice aux affaires externes, un coordonnateur ou une coordonnatrice aux communications, et un coordonnateur ou une coordonnatrice aux affaires socioculturelles.
De plus, il est composé de quatre (3-4) membres de soutien qui sont élu-e-s à l’automne : un-e exécutant-e libre de première année de maîtrise, *un coordonnateur ou une coordonnatrice aux affaires départementales de premier cycle, (*un-e exécutant-e libre du certificat en archivistique ou un-e exécutant-e libre du certificat en gestion de l’information numérique), un-e exécutant-e libre du DESS en édition numérique.
50. [Rôle] : Le comité exécutif a pour tâche de :
50.1. S’assurer du respect des mandats et des positions votées en assemblée générale.
50.2. Gérer les affaires de l’association selon les mandats votés en assemblée générale.
50.3. Coordonner les activités des différents comités.
50.4. Aider, dans la mesure du possible, les comités dans l’accomplissement de leurs tâches.
50.5. Convoquer les assemblées générales lorsque nécessaire.
50.6. Représenter l’assemblée générale sur son mandat.
50.7. Assurer un suivi dans l’organisation étudiante.
50.8. Informer les membres des activités de l’association.
51. [Coordonnateur général, coordonnatrice générale] : Le coordonnateur général, la coordonnatrice générale possède les attributions suivantes :
51.1. Être le porte-parole officiel ou la porte-parole officielle de l’association.
51.2. Promouvoir les valeurs et la mission de l’association.
51.3. Assurer la mise en oeuvre du cahier de positions.
51.4. Faire un travail de proximité auprès des membres.
51.5. Coordonner et motiver les autres membres du comité exécutif.
51.6. Assurer un suivi des activités de la CBPQ, de la FMD, de l’AAQ, et du SÉSUM auprès des délégué-e-s de l’association qui y sont attaché-e-s.
51.7. Être responsable du Comité de coordination générale si un tel comité existe.
51.8. Représenter l’association à l’assemblée départementale de l’EBSI.
51.9. Être responsable de l’organisation des séances de l’assemblée générale et des réunions du comité exécutif.
52. [Secrétaire général, secrétaire générale] : Le secrétariat général est composé notamment des attributions suivantes :
52.1 Être responsable de la production des procès-verbaux des assemblées générales et des comptes-rendus des réunions du comité exécutif.
52.2. Être responsable de l’ajout des ordres du jour et des procès-verbaux des assemblées générales ainsi que des avis de motion présentés en assemblée générale sur le site Web de l’association.
52.3. Assister le coordonnateur général, la coordonnatrice générale dans l’exercice de ses activités.
52.4. Être responsable de la gestion documentaire de l’association.
52.5. Être responsable du Comité du secrétariat si un tel comité existe.
53. [Trésorier, trésorière] : La fonction du trésorier, de la trésorière est composée notamment des attributions suivantes :
53.1. Charger et garder les fonds de l’association et les livres de comptabilité, ainsi que les livres et les registres fiscaux prévus par la loi.
53.2. Mettre à jour les livres et registres fiscaux prévus par la loi.
53.3. Préparer, gérer les budgets ainsi que préparer les bilans financiers.
53.4. Superviser les finances des différents comités étudiants.
53.5. Effectuer les dépôts bancaires, émettre les chèques, etc.
53.6. Être responsable du Comité de la trésorerie, si un tel comité existe.
53.7. Être responsable des déclarations d’impôts ainsi que des déclarations modificatives et/ou annuelles auprès du Registrariat des entreprises.
54. [Coordonnateur, coordonnatrice aux affaires départementales des cycles supérieurs] : La fonction de coordonnateur, coordonnatrice aux affaires départementales des cycles supérieurs est composée notamment des attributions suivantes :
54.1. Représenter les membres des cycles supérieurs auprès du département.
54.2. Représenter l’association à l’assemblée départementale de l’EBSI.
54.3. Faire le suivi des activités des comités de la maîtrise en sciences de l’information, des études doctorales, d’informatique documentaire, de la recherche et des conférences-midi de l’EBSI. Le poste de coordonnateur ou de coordonnatrice aux affaires départementales des cycles supérieurs ne lui attribue pas un poste à ces comités.
54.4. Assurer le suivi des comités pour lesquels il ou elle est responsable en collectant l’information et les documents s’y rattachant auprès des délégué-e-s de l’association y siégeant.
54.5. Représenter l’association au Conseil des études supérieures de la FAÉCUM.
54.6. Être responsable du Comité des affaires des cycles supérieurs si un tel comité existe.
55. [Coordonnateur, coordonnatrice aux affaires externes] : La fonction de coordonnateur, coordonnatrice aux affaires externes est composée notamment des attributions suivantes :
55.1. Représenter l’association dans les instances décisionnelles nationales, régionales et locales dont l’association est membre au moyen de mandats votés en assemblée générale.
55.2. Représenter l’association au Conseil des affaires sociopolitiques et au Conseil central de la FAÉCUM.
55.3. Connaître le cahier de positions de l’association et être apte à défendre les valeurs et principes y étant énoncés et veiller à son développement.
55.4. Rapporter au comité exécutif les informations obtenues et les décisions prises dans les différentes instances et s’assurer que cette information est relayée aux membres.
55.5. Informer les membres sur les différents enjeux de société, plus particulièrement ceux abordés dans les instances décisionnelles dont l’assemblée est membre.
55.6. Être responsable du Comité des affaires externes si un tel comité existe.
56. [Coordonnateur, coordonnatrice aux communications] : La fonction de coordonnateur, coordonnatrice aux communications est composée notamment des attributions suivantes :
56.1. Être responsable des activités de veille, de développement, de création et de diffusion de contenu pour le blogue de l’association et sur les médias sociaux au nom de l’association au titre de gestionnaire de communauté.
56.2. Être responsable des stratégies, des plans de communication, ainsi que des outils de communication de l’association.
56.3. Participer au Comité du journal étudiant « La Référence ».
56.4. Être responsable du Comité des communications si un tel comité existe.
57. [Coordonnateur, coordonnatrice aux affaires socioculturelles] : La fonction de coordonnateur, coordonnatrice aux affaires socioculturelles est composée notamment des attributions suivantes :
57.1. Superviser les activités à caractère social ou culturel de l’association.
57.2. Faire le suivi des activités du COFI, du COCAF et du CODAC et de diffuser l’information recueillie auprès des membres.
57.3. Être responsable du Comité des affaires socioculturelles si un tel comité existe.
57.4. Représenter l’association au Conseil de vie étudiante de la FAÉCUM.
58. [Coordonnateur, coordonnatrice aux affaires départementales de premier cycle] : La fonction de coordonnateur, coordonnatrice aux affaires départementales de premier cycle est composée notamment des attributions suivantes :
58.1. Représenter les membres de premier cycle (certificat en gestion de l’information numérique et certificat en archivistique) auprès du département.
58.2. Représenter l’association à l’assemblée départementale de l’EBSI.
58.3. Faire le suivi des activités des comités du certificat en archivistique et du certificat en gestion de l’information numérique de l’EBSI. Le poste de coordonnateur ou de coordonnatrice aux affaires départementales de premier cycle ne lui attribue pas un poste à ces comités.
58.4. Assurer le suivi des comités pour lesquels il ou elle est responsable en collectant l’information et les documents s’y rattachant auprès des délégué-e-s de l’association y siégeant, dont le Comité des études (COMET).
58.5. Représenter l’association au Conseil des affaires académiques de la FAÉCUM.
58.6. Être responsable du Comité des affaires de premier cycle si un tel comité existe.
59. [Rapport de fin de mandat] : Chaque exécutant-e doit présenter un rapport de ses activités à l’assemblée générale marquant la fin de son mandat.
60. [Décision subite] : En cas de crise, si une décision doit être prise à brève échéance, le comité exécutif peut prendre ladite décision lors d’une réunion. Si cette réunion ne peut avoir lieu, les exécutant-e-s doivent s’abstenir de décider. Le comité exécutif sera redevable de sa décision à l’assemblée générale et devra faire valoir les raisons motivant cette décision subite.
61. [Convocation] : Le comité exécutif doit se réunir au moins une fois par session. Cette réunion est convoquée par le coordonnateur général, la coordonnatrice générale.
62. [Quorum] : Toute réunion du comité exécutif ne sera valable que si le quorum est observé. Ce dernier est de quatre (4) membres du comité exécutif ou de 50% d’exécutant-e-s élu-e-s.
63. [Création de comités ad hoc] : Le comité exécutif peut créer, lors d’une réunion, un comité ad hoc afin d’aider les exécutant-e-s dans l’exercice de leurs tâches. Tout comité ainsi créé devra être officialisé par l’assemblée générale.
64. [Redevabilité] : Les délégué-e-s sont redevables en tout et pour tout à l’assemblée générale. Ils et elles doivent remplir leurs mandats en respectant les valeurs, la mission et les positions de l’association.
65. Assemblée départementale (AEBLT).
65.1. L’assemblée départementale est un comité composé d’étudiant-e-s, de professeur-e-s et d’observateurs, observatrices (professionnel-le-s). Il s’agit d’un lieu de concertation avec l’EBSI pour discuter et régler les questions ou problèmes ayant trait à la vie départementale. L’AEBLT s’occupe également de l’évaluation des professeur-e-s. Les étudiant-e-s sont appelé-e-s à siéger et peuvent se prononcer sur toutes les questions sauf celles relatives à la carrière des professeur-e-s et des chercheurs et chercheuses.
65.2. Les coordonnateurs, coordonnatrices de premier cycle et des cycles supérieurs et le coordonnateur général, la coordonnatrice générale siègent par défaut à l’AEBLT. Le Comité AEBLT peut inclure d’autres étudiant-e-s, soit minimalement un-e (1) étudiant-e au doctorat et au plus un tiers du nombre de professeur-e-s du département. Ces étudiant-e-s sont aussi appelé-e-s à siéger sur le Comité des études.
65.3. Les délégué-e-s à l’AEBLT doivent produire un compte-rendu des réunions, réalisations et plans d’activités au comité exécutif en vue d’être présenté aux membres de l’association.
66. Comité du certificat en archivistique (COCA).
66.1. Le Comité du certificat en archivistique est un comité composé d’un-e (1) étudiant-e, d’un-e (1) diplômé-e, d’un-e (1) chargé-e de cours et du ou de la responsable du programme. Son mandat est d’évaluer le programme de certificat en archivistique et d’y apporter les correctifs nécessaires.
66.2. Ce comité comprend un-e (1) étudiant-e inscrit-e au certificat en archivistique.
66.3. Le, la délégué-e au COCA doit produire un compte-rendu des réunions, réalisations et plans d’activités au comité exécutif en vue d’être présenté aux membres de l’association.
67. Comité du certificat en gestion de l’information numérique (COGIN).
67.1. Le Comité du certificat en gestion de l’information numérique est un comité composé d’un-e (1) étudiant-e, d’un-e (1) diplômé-e, d’un-e (1) chargé-e de cours et du ou de la responsable du programme. Son mandat est d’évaluer le programme de certificat en gestion de l’information numérique et d’y apporter les correctifs nécessaires.
67.2. Ce comité comprend un-e (1) étudiant-e inscrit-e au certificat en gestion de l’information numérique. Cet ou cette étudiant-e est aussi appelé-e à siéger sur le Comité des études.
67.3. Le, la délégué-e au COGIN doit produire un compte-rendu des réunions, réalisations et plans d’activités au comité exécutif en vue d’être présenté aux membres de l’association.
68. Comité du D.E.S.S. en édition numérique (CODEN) :
68.1. Le Comité du D.E.S.S en édition numérique est un comité composé d’un-e (1) étudiant-e, d’un-e (1) diplômé-e, d’un-e (1) chargé-e de cours et du ou de la responsable du programme. Son mandat est d’évaluer le programme de D.E.S.S. en édition numérique et d’y apporter les correctifs nécessaires.
68.2. Ce comité comprend un-e (1) étudiant-e inscrit-e au D.E.S.S. en édition numérique. Cet ou cette étudiant-e est aussi appelé-e à siéger sur le Comité des études.
68.3. Le ou la délégué-e au CODEN doit produire un compte-rendu des réunions, réalisations et plans d’activités au comité exécutif en vue d’être présenté aux membres de l’association.
69. Comité de la MSI (COMSI).
69.1. Le Comité de la MSI est un comité composé d’un-e (1) étudiant-e, d’un-e (1) diplômé-e, d’un-e (1) chargé-e de cours, de professionnel-le-s, de professeur-e-s et est dirigé par le directeur, la directrice du département. Son mandat est d’évaluer le programme de maîtrise, et d’y apporter les correctifs nécessaires.
69.2. Ce comité comprend un-e membre du comité exécutif étudiant à la maîtrise. (Modification en AGE le 9 mars 2017)
69.3. Le, la délégué-e au COMSI doit produire un compte-rendu des réunions, réalisations et plans d’activités au comité exécutif en vue d’être présenté aux membres de l’association.
70. Comité des études doctorales (COMED).
70.1. Le Comité des études doctorales est un comité composé d’un-e (1) étudiant-e, de professeur-e-s et du ou de la responsable du programme. Son mandat est de donner son avis sur l’élaboration et les modifications du programme de doctoroat en sciences de l’information, d’approuver la formation des comités de recherche et l’enseignement des sujets de recherche, de voir à la composition des jurys de l’examen général de synthèse, ainsi que de participer à la gestion et à l’animation du programme.
70.2. Ce comité comprend un-e (1) étudiant-e inscrit-e au doctorat. Cet ou cette étudiant-e est aussi appelé-e à siéger sur le Comité des études.
70.3. Le ou la délégué-e au COMED doit produire un compte-rendu des réunions, réalisations et plans d’activités au comité exécutif en vue d’être présenté aux membres de l’association.
71. Comité de la recherche.
71.1. Le Comité de la recherche est composé de deux (2) étudiant-e-s et de professeur-e-s.
71.2. Ce comité comprend un-e (1) étudiant-e inscrit-e à la maîtrise recherche et un-e étudiant-e inscrit-e au doctorat.
71.3. Les délégué-e-s au Comité de la recherche doivent produire un compte-rendu des réunions, réalisations et plans d’activités au comité exécutif en vue d’être présenté aux membres de l’association.
72. Comité d’informatique documentaire (COMID).
72.1. Le Comité d’informatique documentaire est formé de professeur-e-s, du ou de la responsable du laboratoire d’informatique et de deux étudiant-e-s. Il a pour objectif de discuter du développement de l’informatique à l’EBSI. Que ce soit dans le cadre des cours ou pour le laboratoire, tous les sujets technologiques sont discutés aux séances de ce comité. Des recommandations sont ensuite faites aux comités concernés.
72.2. Ce comité comprend un-e (1) étudiant-e inscrit-e à la maîtrise et un-e (1) étudiant-e inscrit-e au doctorat en sciences de l’information. (Modifié en AG le 24 janvier 2019).
72.3. Les délégué-e-s au COMID doivent produire un compte-rendu des réunions, réalisations et plans d’activités au comité exécutif en vue d’être présenté aux membres de l’association.
73. Comité conférences-midi (COCM).
73.1. Le Comité conférences-midi est principalement responsable de l’annonce des dîners-conférences et doit assister à chacun des évènements pour en faire un résumé qui paraîtra dans l’édition à venir du journal étudiant « La Référence ». Les membres du comité peuvent être appelé-e-s à faire la promotion interne et externe de l’EBSI lorsque la demande est faite par la direction du département.
73.2. Ce comité comprend un nombre illimité de membres.
73.3. Les délégué-e-s au COCM doivent produire un compte-rendu des réunions, réalisations et plans d’activités au comité exécutif en vue d’être présenté aux membres de l’association.
74. Modérateur-trice de la liste EBSI-L :
74.1. La personne est responsable de la gestion de la liste de diffusion EBSI-L. Elle s’occupe de l’abonnement et du désabonnement des lecteurs et lectrices, et modère les messages, dont l’élimination des pourriels, en vertu des conditions d’utilisation de la liste EBSI-L. De plus, elle répond aux questions sur le fonctionnement et sur la politique éditoriale de la liste. Ce poste est élu annuellement lors de l’assemblée générale.
74.2. Le comité exécutif doit désigner un-e membre, dans les plus berfs délais, si le poste n’est pas comblé lors d’une élection ou s’il devient vacant. La nomination est valide jusqu’à la prochaine assemblée générale.
75. [Délégué-e à la Corporation des bibliothécaires professionnels du Québec (CBPQ)] : La CBPQ est un organisme représentant les intérêts des bibliothécaires du Québec. À titre de représentante des futurs bibliothécaires, l’association bénéficie d’un siège de déléguée observatrice au Conseil d’administration de la Corporation. Ce poste est élu en assemblée générale.
75.1. Le ou la délégué-e à la CBPQ doit produire un compte-rendu des réunions, réalisations et plans d’activités au coordonnateur général ou à la coordonnatrice générale qui sera présenté aux membres de l’association.
75.2. Si le ou la délégué-e ne peut être présent-e à une assemblée générale ou à une réunion de la CBPQ, il ou elle peut être remplacé-e par un-e membre du comité exécutif, ou par un-e membre désigné-e par le comité exécutif.
75.3. Si le poste n’est pas comblé lors d’une élection en assemblée générale ou s’il devient vacant, le comité exécutif doit désigner un-e membre dans les plus brefs délais. La nomination est valide jusqu’à la prochaine assemblée générale.
76. [Délégué-e à la Fédération des milieux documentaires (FMD)] : La Fédération des milieux documentaires est un regroupement d’associations et d’institutions des milieux documentaires, archivistiques et connexes, principalement francophones et situé sur le territoire canadien. Les membres de l’AEEEBSI étant de futurs professionnel-le-s de l’information, l’AEEEBSI adhère à la FMD pour la défense et la promotion des milieux documentaires et des professionnel-le-s de l’information. Le poste de délégué-e est élu en assemblée générale. La personne déléguée bénéficie d’un droit de vote et de parole lors des assemblées générales et des réunions du conseil d’administration de la FMD. Dans ces interventions, le ou la délégué-e doit tenir compte des résolutions votées par les membres et des décisions du comité exécutif de l’AEEEBSI. Le cas échéant, le ou la délégué-e peut être appelé-e à travailler sur des comités ou des groupes de travail de la Fédération. S’il ou elle le désire et selon les règles en vigueur dans les statuts de la FMD, il ou elle peut occuper un poste au comité exécutif de la Fédération.
76.1. Le ou la délégué-e à la FMD doit produire un compte-rendu des réunions, réalisations et plans d’activités au coordonateur général ou à la coordonnatrice générale qui sera présenté aux membres de l’association.
76.2. Si le ou la délégué-e ne peut être présent-e à une assemblée générale ou à une réunion de la FMD, il ou elle peut être remplacé-e par un-e membre du comité exécutif, ou par un-e membre désigné-e par le comité exécutif.
76.3. Si le poste n’est pas comblé lors d’une élection en assemblée générale ou s’il devient vacant, le comité exécutif doit désigner un-e membre dans les plus brefs délais. La nomination est valide jusqu’à la prochaine assemblée générale. (Ajouts en AG le 24 janvier 2019).
77. [Délégué-e à l’Association des archivistes du Québec (AAQ)] : L’AAQ est un organisme représentant les intérêts des archivistes du Québec. À titre de représentante des futurs archivistes, l’association bénéficie d’un siège de déléguée observatrice au Conseil d’administration de l’association. Ce poste est élu en assemblée générale.
77.1. Le ou la délégué-e à l’AAQ doit produire un compte-rendu des réunions, réalisations et plans d’activités au coordonnateur, à la coorodnnatrice aux affaires externes qui sera présenté aux membres du Comité aux affaires externes, de l’exécutif et de l’AEEEBSI.
77.2. Si le ou la délégué-e ne peut pas être présent-e à une assemblée générale ou à une réunion de l’AAQ, il ou elle peut être remplacé-e par un-e membre du comité exécutif, ou par un-e membre désigné-e par le comité exécutif.
77.3. Si le poste n’est pas comblé lors d’une élection en assemblée générale ou s’il devient vacant, le comité exécutif doit désigner un-e membre dans les plus brefs délais. La nomination est valide jusqu’à la prochaine assemblée générale.
78. [Délégué-e au Salon de l’emploi SIS-EBSI] : Le ou la délégué-e au Salon de l’emploi SIS-EBSI a pour mandat d’organiser en collaboration avec les membres du Comité au Salon de l’emploi et les étudiant-e-s de McGill le Salon de l’emploi (qui se déroule une fois par année à la fin de la session d’hiver) pour les étudiant-e-s de l’EBSI et du SIS.
78.1. Le ou la délégué-e au Salon de l’emploi SIS-EBSI doit produire un compte-rendu des réunions, réalisations et plans d’activités au coordonnateur, à la coordonnatrice aux affaires externes qui sera présenté aux membres du Comité aux affaires externes, de l’exécutif et de l’AEEEBSI.
78.2. Si le poste n’est pas comblé lors d’une élection en assemblée générale ou s’il devient vacant, le comité exécutif doit désigner un-e membre dans les plus brefs délais. La nomination est valide jusqu’à la prochaine assemblée générale.
79. [Représentant-e au Syndicat des étudiants et étudiantes salariés de l’Université de Montréal (SÉSUM)] : Le SÉSUM représente les étudiant-e-s salarié-e-s de l’Université de Montréal, soit les étudiant-e-s détenant des postes d’auxiliariat de recherche ou d’enseignement. L’assemblée générale élit annuellement un-e délégué-e responsable de la liaison entre les auxiliaires de l’AEEEBSI et le SÉSUM. Ce ou cette délégué-e doit détenir un poste d’auxiliariat.
79.1. Le ou la représentant-e au SÉSUM doit produire un compte-rendu des réunions, réalisations et plans d’activités au coordonnateur général ou à la coordonnatrice générale qui sera présenté aux membres de l’Association.
80. [Comité FAÉCUM (CAA, CASP, CC, CES, Congrès, CVE)] : La FAÉCUM est la Fédération des associations étudiantes du campus de l’Université de Montréal. À ce titre, elle regroupe la majorité des associations du campus et l’AEEEBSI en est membre. Afin de représenter les intérêts des membres de l’association, les exécutant-e-s siègent sur différets comités de la FAÉCUM.
80.1. Ce comité est composé d’un maximum de huit (8) membres dont le coordonnateur ou la coordonnatrice aux affaires externes, le coordonnateur ou la coordonnatrice aux affaires socioculturelles, le coordonnateur ou la coordonnatrice aux affaires départementales de premier cycle et le coordonnateur ou la coordonnatrice aux affaires départementales des cycles supérieurs. (Modification en AGE le 9 mars 2017.)
80.2. Les membres du comité doivent produire un compte-rendu de leurs activités au coordonnateur, à la coordonnatrice aux affaires externes qui sera présenté aux membres de l’association.
81. [Candidatures] : La mise en candidature de membres de comités étudiants ou de délégué-e-s peut être déposée lors d’une séance de l’assemblée générale si un point à l’ordre du jour le permet. Une personne absente doit faire part de sa candidature par écrit.
82. [Élections] : L’élection de membres de comités étudiants ou de délégué-e-s est tenue en assemblée générale. À moins de décision contraire de l’assemblée, l’élection des candidat-e-s se fait par vote à main levée, poste par poste.
83. [Vacances] : Tout poste non pourvu lors d’une élection ou laissé vacant en cours de mandat peut être comblé par le comité exécutif et sera entériné lors de l’assemblée générale suivante. Toutefois, le ou la membre nommé-e doit remplir les conditions normalement exigées selon la Charte pour un tel poste.