Code Lespérance
Les assemblées générales de l’AEEEBSI sont conduites conformément aux procédures détaillées dans le Code Lespérance, dans un document aujourd’hui appelé le Guide de procédure des assemblées délibérantes.
Guide de référence de l’AEEEBSI
Pour ceux et celles qui préfèrent une forme plus digeste pour mieux comprendre les points centraux, vous pouvez toujours lire le Guide de référence des assemblées délibérantes de l’AEEEBSI.
L’AEEEBSI est l’Association des étudiantes et étudiants de l’École de bibliothéconomie et sciences de l’information de l’Université de Montréal. En tant qu’association étudiante, l’AEEEBSI a plusieurs missions. De manière générale, sa fonction est de regrouper et représenter les étudiantes et étudiants de l’EBSI et du DESS en édition numérique, et de coordonner la vie étudiante. De nombreux comités étudiants relèvent ainsi de l’AEEEBSI et organisent toutes sortes d’activités en partie grâce aux fonds leur étant attribués par l’association. De son côté, l’AEEEBSI fait partie de la Fédération des associations étudiantes du campus de l’Université de Montréal (FAÉCUM).
Est membre de l’AEEEBSI toute personne inscrite dans un des programmes offerts à l’EBSI (certification en gestion de l’information numérique, certificat en archivistique, maîtrise ou doctorat en sciences de l’information) ou au DESS en édition numérique et ayant payé sa cotisation de 5$ (automatiquement prélevée via les frais de scolarité si aucune demande d’exemption n’est acheminée à l’association). Si vous êtes inscrit ou inscrite dans un programme de l’EBSI, vous n’avez donc pas besoin de faire des démarches supplémentaires pour être membre. Être membre de l’AEEEBSI permet d’avoir le droit de vote dans les assemblées générales tenues par l’association (voir les sections suivantes).
L’Assemblée générale (AG) est l’instance la plus importante de l’association. Il s’agit d’une grande réunion où l’intégralité des membres sont convié-e-s pour discuter, débattre, échanger, et prendre démocratiquement diverses décisions concernant la vie étudiante (élections de représentant-e-s, allocation de budgets, création de nouveaux comités, etc.).
Le déroulement des AGs à l’Université de Montréal s’appuie sur un ensemble de règlements : la Code Lespérance. Le suivi de la procédure est un élément important des AGs. Les éléments qui seront discutés lors d’une AG suivent un ordre du jour envoyé à l’avance à l’ensemble des membres. À noter qu’à la fin des AGs se trouve un point Affaires diverses, ou Varia, lors duquel il est possible d’aborder des sujets d’ordre mineur qui n’étaient pas à l’ordre du jour.
Les AGs sont dirigées par un présidium composé au minimum d’un-e président-e et d’un ou une secrétaire. Le président ou la présidente ouvre et ferme la séance, assure le suivi de l’ordre du jour, fait respecter les règlements et modère la discussion. Le ou la secrétaire consigne les détails du déroulement de l’AG dans un procès-verbal.
L’AG est souveraine, c’est-à-dire qu’elle peut s’exprimer sur tout sujet ou enjeu qu’elle juge pertinent dans les limites des lois et règlements qui la gouvernent.
La plupart des assemblées générales sont des AGs ordinaires. Suivant la charte de l’AEEEBSI, « [u]n avis de convocation à une assemblée générale ordinaire doit être envoyé aux membres au moins cinq (5) jours ouvrables avant la tenue de l’assemblée » (article 23, section III) pour qu’une assemblée générale de ce type soit considérée légitime. Il est également possible de modifier l’ordre du jour d’une assemblée ordinaire avant son adoption au début de l’AG pour changer l’ordre des points, en ajouter ou en retirer. C’est la coordonnatrice ou le coordonnateur général-e de l’AEEEBSI qui met en place les AGs ordinaires pour traiter des questions relatives à la vie étudiante.
Les assemblées générales extraordinaires sont beaucoup moins fréquentes. Selon la charte de l’AEEEBSI, l’AG extraordinaire est « une mesure exceptionnelle visant à répondre à une ou plusieurs situations spécifiques ou à une problématique qui est jugée urgente» (article 24, section III). De plus, « un avis de convocation à une assemblée générale extraordinaire doit être envoyé aux membres au moins quarante-huit (48) heures avant la tenue de l’assemblée » (article 24.1, section III) pour qu’une AG extraordinaire soit jugée légitime. Cette convocation doit être accompagnée d’un ordre du jour qui, une fois diffusé, ne peut être modifié, même au cours de l’AG elle-même. Il est à noter que « [l]e comité exécutif est tenu de convoquer une assemblée générale extraordinaire à la réception d’une demande écrite (version papier) signée par au moins 10 membres et incluant de façon précise l’objet de l’AG extraordinaire. La liste doit inclure le nom, le code permanent et la signature des personnes» (article 24.4, section III). Il est donc possible pour les étudiants de demander une AG extraordinaire pour toute question qu’ils jugent devoir être traitée rapidement.
Le quorum est le nombre de membres présents exigé dans une AG pour que celle-ci puisse avoir lieu et que les décisions y étant prises soient valables. C’est le président ou la présidente de l’assemblée qui constate le quorum et ouvre l’assemblée quand celui-ci est atteint. Le pourcentage du quorum pour l’AEEEBSI est défini dans la charte de l’AEEEBSI (article 25, section III) à 5% de ses membres. Le pourcentage du quorum est hautement variable selon l’association étudiante. À l’AFESH-UQAM, par exemple, il est à 1%, tandis qu’à l’association des étudiants et étudiantes en droit de l’UdeM, le quorum pour une assemblée générale de grève est de 25%. Le quorum de 5% reste cependant une norme répandue.
Lorsqu’un point à l’ordre du jour est abordé, le présidium reçoit des propositions par rapport à celui-ci. Une proposition est un énoncé plus ou moins complexe qui appelle à une décision, une discussion ou une action. Tous et toutes les membres présent-e-s dans l’assemblée peuvent faire des propositions, mais celles-ci doivent toujours être en lien avec le point de l’ordre du jour en cours de traitement. Par exemple, lors d’un point concernant la création d’un nouveau comité, les propositions suivantes seraient recevables:
- Je propose une plénière (discussion) de 30 minutes sur le sujet de la création du nouveau comité.
- Je propose que le nouveau comité soit créé avec un budget annuel de 50$.
- Je propose que la décision de la création du comité soit reportée à l’assemblée générale suivante.
Les propositions doivent être appuyées par au moins un ou une autre membre de l’assemblée pour être traitées. Si c’est le cas, il est ensuite possible de modifier la proposition via une sous-proposition ou de passer au vote. Chaque proposition est traitée individuellement, donc il n’est pas possible de faire de nouvelle proposition tant que celle qui est en train d’être examinée n’a pas subi le vote.
Ceux et celles qui ont déjà assisté à une AG ont sans doute entendu le terme « question préalable » (ou vote immédiat). Quand une proposition est en train d’être traitée, il est possible à tout moment de demander la question préalable, c’est-à-dire de demander de passer immédiatement au vote sur cette proposition. Si personne ne s’y oppose, le vote sur la proposition débute directement. Toutefois, si quelqu’un a une objection, l’assemblée doit commencer par voter sur la question préalable. Si le vote sur la question préalable remporte au moins les deux tiers des voix, l’assemblée peut alors débuter le vote sur la proposition elle-même.
Le vote au cours d’une assemblée générale se fait par défaut à main levée et à majorité simple (le côté obtenant le plus de voix est gagnant). Le vote secret peut être demandé, comme tout autre mode de scrutin désiré (référendum, etc.). Cette demande doit être faite en assemblée générale afin qu’il puisse y avoir délibération et vote à son sujet comme pour n’importe quelle autre proposition.
Un avis de motion est un type de proposition permettant de porter à l’attention du comité exécutif une question n’ayant pas de lien à un point inscrit à l’ordre du jour et qui devra être traitée à l’assemblée générale suivante. Un avis de motion peut être présenté à n’importe quel moment lors d’une assemblée générale. L’avis de motion diffère des points inscrits comme affaires diverses/varia par l’importance de la question ou du sujet qu’il aborde. Un avis de motion ne nécessite ni l’appui, ni le vote de l’assemblée.
Un avis de motion peut être présenté concernant n’importe quelle question pertinente pour l’association étudiante. Tous les règlements détaillés dans la Charte de l’AEEEBSI peuvent être sujets à changement si un avis de motion est présenté en assemblée générale et qu’une proposition est adoptée à l’assemblée subséquente.