Guide de référence de l’AEEEBSI

La politique étudiante est pour beaucoup un univers nouveau. Pour répondre à vos questionnements et pour mieux vous outiller dans vos démarches, nous avons rédigé ce court guide expliquant les principaux éléments relatifs aux associations étudiantes.

Table des matières

1-L’AEEEBSI
2-Qui est membre?
3-Qu’est-ce qu’une Assemblée Générale (AG)?
3.1-Le quorum
3.2-Les propositions
3.3-Les modes de scrutin
3.4-AG ordinaire, AG extraordinaire

1-L’AEEEBSI

L’AEEEBSI est l’Association des Étudiants et Étudiantes de l’École de Bibliothéconomie et Sciences de l’Information de l’Université de Montréal. En tant qu’association étudiante, L’AEEEBSI a plusieurs missions. De manière générale, sa fonction est de regrouper et représenter les étudiantes et étudiants de l’EBSI et de coordonner la vie étudiante. De nombreux comités étudiants relèvent ainsi de l’AEEEBSI et organisent toutes sortes d’activités en partie grâce aux fonds leur étant attribués par l’association. De son côté, l’AEEEBSI fait partie de la Fédération des Associations Étudiantes du Campus de l’Université de Montréal (FAÉCUM).

2-Qui est membre?

Est membre de l’AEEEBSI toute personne inscrite dans un des programmes offerts à l’EBSI (certification en gestion de l’information numérique, certificat en archivistique ou maîtrise en sciences de l’information) et ayant payé sa cotisation de 5$ (automatiquement prélevée via les frais de scolarité). Si vous êtes êtes inscrit ou inscrite dans un programme de l’EBSI, vous n’avez donc pas besoin de faire des démarches supplémentaires pour être membre. Être membre de l’AEEEBSI permet d’avoir le droit de vote en assemblée générale (voir plus loin).

3-Qu’est-ce qu’une Assemblée Générale (AG)?

L’Assemblée Générale (AG) est l’instance la plus importante de l’association. Il s’agit d’une grande réunion où l’intégralité des membres sont convié-es pour discuter, débattre, échanger et prendre démocratiquement diverses décisions concernant la vie étudiante (élections de représentants, allocation de budgets, création de nouveaux comités, etc.).

Le déroulement des AG à l’Université de Montréal s’appuie sur un ensemble de règlements: le code Lespérance. Le suivi de la procédure est un élément important des AG. Les éléments qui seront discutés lors d’une AG suivent un ordre du jour envoyé à l’avance à l’ensemble des membres. À noter qu’à la fin des AG se trouve souvent un point Varia lors duquel il est possible d’aborder des sujets qui n’étaient pas à l’ordre du jour.

Les AG sont dirigées par un praesidium composé au minimum d’une présidente ou d’un président et d’un ou d’une secrétaire. Le président ou la présidente ouvre et ferme la séance, assure le suivi de l’ordre du jour, fait respecter les règlements et modère la discussion. La ou le secrétaire consigne les détails du déroulement de l’AG dans un procès-verbal.

L’AG est souveraine, c’est-à-dire qu’elle peut s’exprimer sur tout sujet ou enjeu qu’elle juge pertinent dans les limites des lois et règlements qui la gouvernent.

3.1 Le quorum

Le quorum est le nombre de membres présents exigé dans une AG pour que celle-ci puisse avoir lieu et que les décisions y étant prises soient valables. C’est le président qui constate le quorum et ouvre l’assemblée quand celui-ci est atteint. Le pourcentage du quorum pour l’AEEEBSI est défini dans la charte de l’AEEEBSI (article 25, section III) à 5% de ses membres. Le pourcentage du quorum est hautement variable selon l’association étudiante. À l’AFESH-UQAM, par exemple, il est à 1%, tandis qu’à l’association des étudiant.es en droit de l’UdeM, le quorum pour une assemblée générale de grève est de 25%. Le quorum de 5% reste cependant une norme répandue.

Ce règlement de la charte de l’AEEEBSI est modifiable en présentant un avis de motion (document détaillant les modifications à apporter à la charte) lors d’une assemblée générale . L’avis est ensuite diffusé, et est soumis au vote à l’assemblée générale suivante. Pour être adopté, il devra être alors appuyé par les votes d’au moins deux tiers de l’assemblée.

3.2 Les propositions

Lorsqu’un point à l’ordre du jour est abordé, le praesidium reçoit des propositions par rapport à celui-ci. Une proposition est un énoncé plus ou moins complexe qui appelle à une décision, une discussion ou une action. Tous les membres présents dans l’assemblée peuvent faire des propositions, et celles-ci doivent toujours être en lien avec le point de l’ordre du jour en train d’être traité. Par exemple, lors d’un point concernant la création d’un nouveau comité, les propositions suivantes seraient recevables:

  • Je propose une plénière (discussion) de 30 minutes sur le sujet de la création du nouveau comité.
  • Je propose que le nouveau comité soit créé avec un budget annuel de 50$.
  • Je propose que la décision de la création du comité soit reportée à l’assemblée générale suivante.

Les propositions doivent être appuyées par au moins un autre membre de l’assemblée pour être traitées. Si c’est le cas, il est ensuite possible soit de modifier la proposition ou de passer au vote. Chaque proposition est traitée individuellement, donc il n’est pas possible de faire de nouvelle proposition tant que celle qui en train d’être examinée n’a pas subi le vote.

3.3 La question préalable

Ceux et celles qui ont déjà assisté à une AG ont sans doute entendu ce terme. Quand une proposition est en train d’être traitée, il est possible à tout moment de demander la question préalable, c’est-à-dire de demander de passer immédiatement au vote sur cette proposition. Si personne ne s’y oppose, le vote sur la proposition débute directement. Toutefois, si quelqu’un a une objection, l’assemblée doit commencer par voter sur la question préalable. Si le vote sur la question préalable est positif, l’assemblée peut alors débuter le vote sur la proposition elle-même.

3.3 Les modes de scrutin

Le vote au cours d’une assemblée générale se fait par défaut à main levée et à majorité simple. Le vote secret peut être demandé, comme tout autre mode de scrutin désiré (référendum, etc.). Cette demande doit être faite en assemblée générale afin qu’il puisse y avoir délibération et vote à son sujet comme pour n’importe quelle autre proposition.

3.3 AG ordinaires vs AG extraordinaires

La plupart des AG sont des AG ordinaires. Suivant la charte de l’AEEEBSI, « Un avis de convocation à une assemblée générale ordinaire doit être envoyé aux membres au moins cinq (5) jours ouvrables avant la tenue de l’assemblée » (article 23, section III) pour qu’une assemblée générale soit considérée légitime. Toutes sortes de propositions peuvent être votées au cours d’une AG ordinaire. Il est également possible de modifier l’ordre du jour d’une assemblée ordinaire avant son adoption au début de l’AG pour changer l’ordre des points, en ajouter ou en retirer. C’est la coordonnatrice ou le coordonnateur général de l’AEEEBSI qui met en place les AG ordinaires pour traiter des questions relatives à la vie étudiante.

Les AG extraordinaires sont beaucoup moins fréquentes. Selon la charte de l’AEEEBSI, l’AG extraordinaire est « une mesure exceptionnelle visant à répondre à une ou plusieurs situations spécifiques ou à une problématique qui est jugée urgente» (article 24, section III). « Un avis de convocation à une assemblée générale extraordinaire doit être envoyé aux membres au moins quarante-huit (48) heures avant la tenue de l’assemblée » (article 24.1, section III) pour qu’une assemblée générale extraordinaire soit légitime. Il est à noter que « [l]e comité exécutif est tenu de convoquer une assemblée générale extraordinaire à la réception d’une demande écrite (version papier) signée par au moins 10 membres et incluant de façon précise l’objet de l’AG extraordinaire. La liste doit inclure le nom, le code permanent et la signature des personnes» (article 24.4, section III). Il est donc possible pour les étudiants de demander une AG extraordinaire pour toute question qu’ils jugent devoir être traitée rapidement.

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